uni'leben 01-2015

01 201501 2015 unı leben Die Zeitung der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg www.leben.uni-freiburg.de 3aktuell „Die Arbeit fängt erst an“ Werte setzen, Kommunikation fördern, Zusammenarbeit leben: Die Zentrale Universitätsverwaltung der Universität Freiburg hat sich zum ersten Mal ein Leitbild gegeben. Rimma Gerenstein hat Kanzler Dr. Matthias Schenek gefragt, was nötig ist, damit die Ideen in der Realität ankommen. Stimmen zum Leitbild Wissen, wo es langgeht beitragen, die von Produktivität, Motivation und gegenseitigem Ver- trauen geprägt wird. Vernetzte Gemeinschaft Um das Leitbild zu veranschauli- chen, hat die Universitätsverwaltung das Bild eines Netzwerks gewählt: Alle Mitarbeiter sind miteinander verbunden – sie teilen Informatio- nen, Wissen, Aufgaben, Grundsätze und Ziele. So entsteht eine Gemein- schaft, die das Individuum schätzt und gleichzeitig die Zusammenar- beit fördert. Zudem knüpft dieses Netzwerk als Ansprechpartner für Forschung, Lehre, Studium und Wei- terbildung neue Verbindungen und schafft damit die Strukturen für eine breite, kommunikative Gemeinschaft. Für das Leitbild haben Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter der Zentralen Universitätsverwaltung mehrere Mo- nate lang in Workshops Inhalte zu- sammengetragen, die widerspiegeln, wie sie ihre Arbeit verstehen und wie sie ihre Aufgaben ausüben möchten. Das Ergebnis ist eine Art Kompass: Die Liste von Werten soll allen Be- teiligten eine Grundlage bieten – so- wohl für das tägliche Handeln als auch für langfristige Ziele. Zu den Grundsätzen gehören zum Beispiel ein hoher Qualitätsanspruch, Klar- heit der Aufgabenverteilung, Trans- parenz von Verwaltungsabläufen und Entscheidungswegen, Wert- schätzung gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Verantwortung für das eigene Handeln und eine Kul- tur der offenen Kommunikation, bei der alle zu einer Umgebung ILLUSTRATION: SVENJA KIRSCH „Mir gefällt die Idee, die Ziele un- serer Arbeit und unser Selbstver- ständnis als Angehörige der Univer- sität gemeinsam anzupacken. Die Teams haben das Leitbild mit viel Professionalität und Engagement er- arbeitet. Und die Treffen waren eine schöne, kreative Abwechslung zum Alltagsgeschäft. Besonders gefallen hat mir, dass ich mit Leuten ins Ge- spräch gekommen bin, mit denen ich sonst wenig zu tun habe – es ist eine Bereicherung zu erfahren, wie Kol- leginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen ihre Arbeit deﬁnieren.“ Dr. Christina Schoch, Leiterin des Service Center Studium FOTO: BASCHI BENDER „Ich freue mich, dass ich gebeten wurde, den Leitbildprozess mit zu begleiten. Die Verwaltung arbeitet ja nicht im luftleeren Raum vor sich hin, sondern ist wichtiger Partner für die Fakultäten. Wir sind zu einem bemer- kenswerten Ergebnis gekommen und ich bin davon überzeugt, dass dieses Leitbild die Realität trifft. Es ist keine Utopie, sondern eine Vision – und sie kann ganz konkret verwirklicht werden: Überall dort, wo die Kommunikation zwischen den Beteiligten funktioniert, werden Werte gelebt und umgesetzt.“ Dr. Michael Scheuermann, Fakultätsassistent der Wirtschafts- und Verhaltenswis- senschaftlichen Fakultät FOTOS: SANDRA MEYNDT „Ein Leitbild ist wichtig, da es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine klare Orientierung für ihre Ar- beit bietet. Aber ein Leitbild hat nur Sinn, wenn es gelebt wird. Dafür ist jeder Beschäftigte selbst verantwort- lich – zum Beispiel, indem er einen wertschätzenden Umgang mit seinen Kolleginnen und Kollegen pﬂegt. Auch die Führungskräfte haben eine große Verantwortung zu erfüllen: Sie müs- sen regelmäßig Feedback geben und konstruktive Kritik üben. So kommen unsere gemeinsamen Werte auch in der Realität an.“ Dr. Helmut Waller, Stellvertretender Personalrats- vorsitzender „Ich fände es sinnvoll, dass wir uns auch künftig regelmäßig zum Leitbild der Verwaltung austauschen – not- wendig wäre es auch, am universitäts- weiten Leitbild weiterzuarbeiten. Ich könnte mir zum Beispiel interaktives Feedback gut vorstellen: Wenn wich- tige Entscheidungen anstehen, könnte man Rückmeldungen von den Mitar- beiterinnen und Mitarbeitern einholen. Wir haben uns auf wichtige Werte ge- einigt – gerade in schwierigen Zeiten müssen wir uns gegenseitig an sie erinnern, und nicht nur, wenn alles ohnehin gut läuft.“ Katharina Klaas, Beauftragte für Chancengleichheit „Ich habe im November 2014 an der Universität Freiburg angefangen. Zu dieser Zeit fand ein Workshop zum Leitbild statt. Das Leitbild hat mich motiviert und mir gute Impulse gegeben. Es vermittelt ein Wir-Gefühl und schafft den Brückenschlag zu allen Einrichtungen, auch über die Zentrale Universitätsverwaltung hi- naus. Sich darüber zu verständigen, wie man miteinander arbeiten möch- te, ist grundlegend, um gemeinsame Ziele zu verwirklichen. Ich freue mich darauf, wenn wir auch in Zukunft da- ran weiterarbeiten.“ Anne-Katrin Stolle, Persönliche Referentin der Prorektorin für Studium und Lehre Wenn ein Leitbild angenommen und gelebt werden soll, kann es nicht ver- ordnet werden – stattdessen sollen es die Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter selbst erarbeiten. Der Prozess war von Anfang an so angelegt, dass es für alle Mitwirkenden großen Freiraum für Mitgestaltung und Dialog gab. Wir ha- ben intensive und vorbehaltslos offene Diskussionen auf Augenhöhe geführt. Das war von Zeit zu Zeit langwierig und anstrengend, aber notwendig, um das Leitbild in der breiten Basis zu verankern und alle Stimmen zu berücksichtigen. Wie wollen Sie dafür sorgen, dass die Werte in der Praxis umgesetzt werden? Die Rahmenbedingungen müssen stimmen, um den Ansprüchen des Leit- bilds gerecht zu werden – davon haben wir schon viel umgesetzt. Dazu gehö- ren zum Beispiel das Fort- und Weiter- bildungsangebot, Maßnahmen zur Fa- milienfreundlichkeit wie die Telearbeit sowie die Entwicklung einer intensiven Feedbackkultur. Wichtig sind außer- dem Schulungen für Führungskräfte: Sie stehen in der Verantwortung, mit gutem Beispiel voranzugehen. Gerade erarbeiten wir Leitlinien dazu, wie Füh- rungskräfte nach den Werten des Leit- bilds handeln können. Als Kanzler fühle ich mich selbst explizit in der Pflicht und richte mein Handeln danach aus. Ich werde zum Beispiel jeden Bereich in meiner Zuständigkeit mindestens einmal im Jahr besuchen und mit den uni’leben: Herr Schenek, wozu braucht die Zentrale Universitäts- verwaltung ein eigenes Leitbild? Matthias Schenek: Die Universi- tät ist in den vergangenen 15 Jahren massiv gewachsen. Wir haben mehr Köpfe, mehr Räume, mehr Drittmit- tel – und vor allem mehr Aufgaben hinzubekommen. Das wirkt sich auf die Arbeit der Verwaltung aus: Das Pensum ist gestiegen, die Sachfra- gen sind komplexer geworden, die Anfragen sind immer schneller ge- taktet. Wir wollen diesen Herausfor- derungen verantwortungsvoll begeg- nen. Dazu gehört, dass wir eine Art Bestandsaufnahme machen und uns verbindlich darüber verständigen, in welche Richtung wir gehen wollen und mit welchen Grundsätzen wir unsere Ziele erreichen. Leitbildern haftet oft ein ne- gatives Image an. Sie seien gut auf Papier, in der Realität aber leider nur schwer umzusetzen, heißt es. Mitarbeitern über die Umsetzung der Ziele des Leitbilds sprechen. Vertrauen, Dynamik, Flexibilität: Das Leitbild hört sich stellenwei- se recht abstrakt an. Woher wis- sen Mitarbeiter, welche Inhalte hinter den Begriffen stecken? Das Besondere ist ja gerade, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitar- beiter ihr beziehungsweise sein in- dividuelles Potenzial einbringen soll, um das Leitbild mit Leben zu füllen – dazu gehören Kreativität und Ein- fühlungsvermögen. Dies betrifft auch die Klarheit der Rahmenbedingun- gen, zum Beispiel die weitere kon- sequente Umsetzung der Geschäfts- ordnung oder die Verbesserung der Geschäftsprozesse und Aufgaben- zuschnitte. Außerdem werden wir in Zukunft in Mitarbeiterbefragungen und -gesprächen überprüfen, ob das Leitbild in der Realität angekommen ist oder wo wir vielleicht nachjustie- ren müssen. Das Leitbild war der Auftakt – die Arbeit fängt erst an. Mit seiner Unterschrift bestätigt Matthias Schenek, dass er sein Handeln an den Werten des Leitbilds ausrichten will. FOTO: THOMAS KUNZ www.zuv.uni-freiburg.de/service/leitbild-zuv 012015012015

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